Privacy Verklaring
Muziekvereniging Concordia Hengelo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muziekvereniging Concordia Hengelo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Muziekvereniging Concordia Hengelo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Daar waar door leden aangegeven middels een individueel AVG-formulier, zal Concordia individueel beeldmateriaal mijden in de openbare media (dus van betreffende leden geen close-up foto’s gebruiken in sociale media of website)
- Beeldmateriaal waarop leden, op mogelijk ongewenste of ongepaste wijze worden getoond, of daar de schijn van hebben, zal worden vermeden (dus foto’s waarop leden bv met alcohol of onderling fysiek contact worden niet gebruikt in openbare media)
- Concordia zal ook het verenigingsbelang voor ogen houden in het kader van continuïteit en promotiedoeleinden; groepsfoto’s of -video's waarop leden met activiteiten bezig zijn, welke direct verband houden met de doelstelling van onze vereniging (muziekbeoefening in de breedste zin des woords) kunnen worden gebruikt voor genoemde doeleinden, ook als daar leden tussen staat welke een AVG-formulier hebben ingevuld.
- Mocht er vanuit individuele leden toch bezwaar zijn op beeldmateriaal, zoals in het vorige punt omschreven, dan kunnen deze leden dit eenvoudig melden bij het bestuur of websitebeheerder, waarna het betreffende materiaal onmiddellijk zal worden verwijderd
- Nieuwe leden geven op het aanmeldingsformulier al dan niet toestemming voor individueel beeldgebruik en persoonsgegevens t.b.v. de noodzakelijke ledenadministratie. Een individueel AVG formulier is daarmee n.v.t.
- Bij evt. opzegging van het lidmaatschap dient het lid aan te geven of de persoonsgegevens bewaard mogen worden in het oud-leden archief of dat alleen de financiële gegevens bewaard mogen worden conform de wettelijk geldende bewaartermijn van 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door Muziekvereniging Concordia Hengelo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde;
- Communicatie en/of uitnodigingen;
- Doorgeven van lidmaatschap gegevens aan de KNMO voor bepalingen van de afdrachten per lid aan de bond.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging Concordia Hengelo de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- Adres, Postcode, Woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres (ook evt van ouder/verzorger);
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Bankrekeningnummer tbv het innen van contributie;
- Gewenst te spelen instrument;
Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging Concordia Hengelo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van uw lidmaatschap en daarna alleen in de (financiële) administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
- Het verzorgen van de financiële, leden en instrumenten administratie door de internetomgeving van Conscribo ;
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen door de internetomgeving van Conscribo;
- Het afdragen van contributiegelden aan de KNMO;
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
In principe bewaart Muziekvereniging Concordia Hengelo persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist, meestal 7 jaar..
Echter is er wel een archief met namen en adressen van oud-leden en Vrienden. Deze gegevens worden veilig bewaard in de beveiligde internetomgeving van Conscribo en zijn alleen toegankelijk voor leden van het bestuur. Ze worden uitsluitend bewaard voor archiefdoeleinden en om u mogelijk in de toekomst uit te nodigen voor een reünie of andere activiteit.
De gegevens worden nooit ter beschikking gesteld van andere partijen om bijvoorbeeld reclame te maken.
Als u uw lidmaatschap opzegt kunt u gaan aangeven of Muziekvereniging Concordia Hengelo uw gegevens langer dan de wettelijke vereiste termijn mag gaan bewaren of niet.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Muziekvereniging Concordia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze internetomgeving voor leden-, financiële en instrumentenadministratie van Conscribo. De door Conscribo genomen veiligheidsmaatregelen zijn te lezen op https://www.conscribo.nl/security/;
- Binnen Conscribo is per gebruiker ingericht welke gebruikers tot welke groepen behoren en welke rechten ze per groep hebben (https://secure.conscribo.nl/concordia/?module=rechten)
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Muziekvereniging Concordia Hengelo
Repetitieruimte Weusthagstraat 1, Hengelo
secretaris@concordiahengelo.nl
KvK nr: 40074646